Dopo aver introdotto con un primo esame generale le principali variabili organizzative e aver approfondito la prima di queste variabili, la struttura organizzativa di base, passiamo ad analizzare in modo dettagliato la seconda variabile organizzativa, i meccanismi operativi.
I meccanismi operativi consistono nelle procedure e nei processi che sono messi in atto affinché la struttura sia operante. Sono i metodi utilizzati per mettere in relazione le diverse entità che formano la struttura organizzativa di base. Grazie a questi meccanismi, si crea un insieme di stimoli sugli individui che, in tal modo, si comportano in maniera omogenea e coerente nei confronti del sistema organizzativo in cui operano. Tale sistema di stimoli è, quindi, funzionale alle finalità dell’organizzazione stessa. Non è possibile concepire un sistema organizzativo completamente privo di meccanismi operativi e, in effetti, tali meccanismi li troviamo anche nelle forme di organizzazione più piccole e semplici, anche se sono in forma embrionale, e la loro diffusione è orale e destrutturata.
I meccanismi operativi si suddividono in varie categorie, elencabili come segue: comunicazione, valutazione, premio-incentivo, sanzione, decisione, coordinamento, controllo.
Cominciamo analizzando la prima di queste categorie, i meccanismi di comunicazione. Si può affermare che all’interno di un’organizzazione la comunicazione è un elemento molto importante, che non deve assolutamente mancare. In un’azienda di piccole dimensioni i processi di comunicazione si verificano in modo quasi esclusivamente orale, informale e a livello personale.
Solitamente, non si ricorre a rapporti scritti o a schemi prefissati. Ogni volta che si ritiene necessario l’informazione viene trasmessa. E’ una comunicazione che avviene da persona a persona e non da organo a organo. Quando, invece, l’azienda in questione è di dimensioni maggiori, e quindi ha una struttura più complessa, è necessaria una progettazione dei processi di comunicazione. Tale progettazione deve tener conto che, se da una parte risulta chiaro che la circolazione delle informazioni è di vitale importanza per un’impresa, è anche vero che un eccesso di informazioni può portare confusione e generare dei processi comunicativi superflui, oltre ad essere antieconomico.
Esistono diversi tipi di schemi secondo cui possono essere attivate le comunicazioni in azienda. Ad esempio, in un sistema di tipo gerarchico – burocratico si seguono le cosiddette linee di riporto, con uno sviluppo verticale all’interno delle linee stesse; le diverse funzioni vengono collegate con uno schema a stella. A livelli gerarchici più elevati avvengono le comunicazioni “orizzontali”.
Se consideriamo un sistema dove anche ai livelli inferiori l’autonomia e la responsabilità delle risorse che sono state impegnate sono maggiormente pronunciate, si può vedere che lo schema secondo cui si sviluppano le comunicazioni è uno schema a rete, cioè sono orizzontali (trasversalmente alle linee della struttura) le comunicazioni operative che servono al processo di produzione economica, mentre sono verticali le comunicazioni che riguardano le eccezioni e il controllo.
Presto parleremo di altre tre categorie in cui si suddividono i meccanismi operativi, valutazione, incentivazione e sanzione, prima di passare alle ultime tre categorie, quelle di decisione, coordinamento e controllo, tutte ugualmente importanti per comprendere appieno la variabile organizzativa dei meccanismi operativi.
