Un manager trascorre quotidianamente più della metà del suo tempo comunicando. Comunicare non è solo importante: è parte fondamentale dell’attività manageriale.
Infatti, per quanto ci riteniamo in grado si assimilare, interpretare e rielaborare un messaggio in maniera brillante, gli altri valuteranno esclusivamente il modo in cui questo messaggio verrà espresso. Utilizzando termini economici si può definire input il messaggio che, attraverso la comunicazione, viene ricevuto e output il messaggio che viene trasmesso dopo che il ricevente l’ha rielaborato.
È quest’ultimo elemento, l’output, che determina agli occhi del nostro interlocutore chi siamo e quanta forza c’è nel nostro messaggio. Il modo in cui comunichiamo, infatti, racconta agli altri chi siamo, suggerisce il nostro livello di auto-stima, la nostra affidabilità, la forza delle nostre idee. Data la complessità che determina il fattore di output nell’ambito della comunicazione è impossibile ridurre alle sole parole l’effetto che produciamo sugli altri comunicando.
Le parole, infatti, non sono che una minima parte di ciò che gli altri ricevono quando comunichiamo con loro, che questa comunicazione abbia luogo in un ufficio o nel salotto di casa propria, faccia a faccia o attraverso il telefono, in modo formale o in totale confidenza. L’aspetto di noi che prima di ogni altra cosa gli altri percepiscono è, chiaramente nel caso di un incontro faccia a faccia, il nostro aspetto esteriore.
La pulizia del nostro corpo, la decisione di truccarsi e di come truccarsi nel caso delle donne, il modo in cui teniamo i nostri capelli, gli abiti che scegliamo, il modo in cui li portiamo: tutti questi elementi suggeriscono a chi ci sta di fronte il tipo di persona che siamo prima ancora che abbiamo il tempo di aprire la bocca. Hanno, poi, una grande influenza anche il tono della voce, lo sguardo, i movimenti delle mani, i gesti inconsapevoli della postura. Non c’è dubbio quindi: per essere padroni della nostra immagine e far in modo da lasciare un’impronta positiva su chi ci sta di fronte dobbiamo imparare a gestire il modo in cui comunichiamo. Un manager, soprattutto, ha bisogno di utilizzare questo strumento perché gli altri ricevano l’idea della sua competenza, della sua affidabilità e della sua forza.
Diamo per scontato che gli aspetti della propria immagine legati all’esteriorità siano gestiti dal manager secondo i suoi gusti e nel rispetto di questa semplice regola: l’immagine del manager riflette, per il cliente, l’immagine dell’azienda. Trascuratezza, stravaganza e sciatteria sono, quindi, poco apprezzati. Per quanto riguarda la gestualità, lo sguardo e la postura è un importante esercizio quello di osservare una persona che possiede una grande sicurezza e una grande auto-stima e provare ad emularne i gesti e le movenze. Se quella persona trasmette sicurezza e forza allora chiunque, imitandone i segreti, può trasmettere le stesse sensazioni. La comunicazione si esprime anche attraverso le parole, che formano un bagaglio che ha bisogno di essere continuamente arricchito. È importante, infatti, soprattutto per chi vuole dare di sé l’immagine di una persona competente, esprimersi correttamente ed essere in possesso di un vocabolario ricco e variegato.
Dal momento che il manager ha la tendenza a informarsi e aggiornarsi attraverso giornali e telegiornali, documenti aziendali e riviste specializzate, è frequente che il suo bagaglio lessicale sia piuttosto povero e strettamente legato al suo ambito lavorativo. Alcuni studiosi sostengono che si possa paragonare la ricchezza espressiva del manager a quella di uno studente delle scuole medie.
Questa riprovevole tendenza può essere invertita in un solo modo, ovvero ampliando le fonti attraverso le quali il manager acquisisce la informazioni quotidiane che arricchiscono la sua persona. Imparare in media tre nuovi vocaboli al mese attraverso la lettura di diverse fonti può essere di grande aiuto nella costruzione di una varierà lessicale ed espressiva degna di nota. Le parole, infatti, sono la base sulla quale si costruisce un discorso e su poche e semplici parole si può costruire solo un discorso semplice che, se in molte situazioni risulta efficace, per quanto riguarda la comunicazione del manager spesso non basta. Il discorso non ha, però, solo bisogno delle giuste parole: deve essere formulato in modo chiaro e preciso e deve essere allo stesso tempo accattivante.
L’attenzione delle persone, infatti, si cattura anche grazie al modo in cui si formula il discorso e al modo in cui lo si pronuncia, nel caso di una comunicazione davanti a un pubblico. Quello che le persone ricordano di un discorso che ascoltano è in media il 30% di ciò che è stato pronunciato. Per questo motivo bisogna prestare molta attenzione al tono di voce: mai troppo flebile, perché denota debolezza e mai monotono, perché porta alla distrazione e un pubblico distratto non riceve il messaggio che vogliamo trasmettere se non in brevi spezzoni scollegati. Un tono di voce monotono è un difetto abbastanza comune dei professionisti e dei tecnici i quali si concentrano più sul significato delle loro parole che sul modo in cui le pronunciano. Un bravo manager, invece, deve considerare questi due aspetti con la stessa serietà, perché chi si annoia e si distrae davanti a un discorso non maturerà mai una grande stima nella persona che ha tenuto quel discorso. La velocità del discorso è un altro fattore molto importante: mai troppo lenti, perché si cade nella solita trappola della distrazione, e mai troppo veloci, perché la gente deve riuscire a seguire il discorso con facilità. È stato calcolato che pronunciare 150 parole, o poco meno, al minuto è il modo migliore per aiutare chi ci ascolta a comprendere appieno il discorso senza che questo risulti troppo lento.
Per esercitarsi in questo senso basta cronometrarsi mentre si legge ad alta voce un libro: una pagina contiene in media 300 parole, quindi il giusto tempo di lettura dovrebbe essere di circa due minuti. La cosa più importante è ricordare che chiunque può usufruire di questi consigli, perché una comunicazione efficace non aiuta solo il manager, ma migliora la vita lavorativa e quella privata di tutte le persone in grado di mettersi in gioco. Il primo passo è questo: smettere di lamentarsi perché gli altri non ci ascoltano o non ci capiscono e iniziare a domandarci il perché.
