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Come organizzare lo smart working nella propria azienda

Complici i periodi di lockdown dovuti alla pandemia da Covid19 e la crescente digitalizzazione del mondo imprenditoriale, negli ultimi anni la formula lavorativa dello smart working è diventata sempre più popolare. All’interno di un contesto lavorativo in cui si pone sempre più attenzione al worklife balance, per attirare e trattenere in azienda validi collaboratori è necessario essere in grado di offrire soluzioni di lavoro flessibili e basate sulla fiducia reciproca tra dipendente e datore di lavoro.

Ma di cosa parliamo esattamente quando nominiamo lo smart working? Come garantire ai propri collaboratori la possibilità di lavorare efficacemente da casa senza complicazioni? E perché può essere conveniente sia per il lavoratore che per il datore di lavoro?

Innanzitutto, per smart working si intende una modalità di lavoro basata sulla possibilità di svolgere le proprie attività professionali a distanza, normalmente dalla propria abitazione. Noto anche come “lavoro agile”, lo smart working si contraddistingue quindi principalmente per l’assenza di vincoli spaziali e temporali, previo ovviamente un accordo tra datore di lavoro e collaboratore. Il focus cessa quindi di essere la quantità di tempo dedicata al lavoro e il luogo in cui questo deve essere svolto, per concentrarsi invece sul raggiungimento di specifici obiettivi professionali concordati con la propria azienda. Naturalmente non si tratta di una modalità organizzativa applicabile a tutte le professioni, ma tuttavia sempre più comune anche in relazione al moltiplicarsi delle mansioni lavorative legate al mondo digitale.

In Italia, questa formula è diventata particolarmente popolare durante il periodo di emergenza sanitaria del 2020, quando, secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, il 97% delle grandi imprese e il 58% delle piccole e medie imprese è ricorso allo smart working. Il successo del lavoro agile, tuttavia, non si è esaurito con il rientrare dell’emergenza sanitaria, e molte aziende italiane hanno infatti scelto di mantenere il lavoro flessibile, anche in soluzioni ibride. Il segreto per una riuscita soddisfacente dello smart working, sia dal punto di vista dell’azienda che del singolo lavoratore, sembra stare in una buona organizzazione del lavoro e nella chiarezza degli accordi in termini di obiettivi lavorativi.

Organizzare in modo efficiente il lavoro da remoto è in effetti più complesso di quando potrebbe sembrare. Per lavorare in smart working sono necessari, infatti, una serie di elementi imprescindibili da garantire prima dell’applicazione di questa modalità lavorativa. Innanzitutto, è necessario un confronto tra datore di lavoro e collaboratore circa le condizioni di tale organizzazione del lavoro: questo deve avvenire in termini di obiettivi da raggiungere ma anche in termini temporali. Lavorare da remoto non significa infatti non avere orari: specialmente se si lavora in team o con il pubblico, è necessario essere reperibili in specifiche ore della giornata. In secondo luogo, l’organizzazione dello smart working deve prendere in considerazione tutti quegli strumenti che devono essere forniti al lavoratore per svolgere efficacemente le proprie mansioni fuori dall’ufficio:

  • Tecnologia. Smartphone, auricolari, PC, webcam, secondo schermo: soprattutto per chi lavora nel mondo digitale, questi sono strumenti imprescindibili per il lavoro da casa, e ogni azienda che permette lo smart working deve assicurarsi di poterli garantire a tutti i propri lavoratori.
  • Software per la comunicazione interna. Per un’azienda che organizza il proprio lavoro anche attraverso modalità da remoto, è necessario avvalersi dell’aiuto di software per messaggistica e videochiamate che possano sempre garantire la comunicazione tra i propri collaboratori.
  • Strumenti cartacei. Lavorare da casa non deve significare la rinuncia a quelle comodità normalmente disponibili in ufficio. Bloc notes per prendere appunti, biro con il logo aziendale, calendario da parete o da tavolo per ricordare le scadenze importanti: tutti elementi cartacei che, almeno una volta all’anno, dovrebbero essere forniti ai propri collaboratori.

Dal punto di vista del lavoratore, il successo di questa modalità lavorativa è dovuto al fatto che lo smart working rappresenta la possibilità di creare in modo autonomo e flessibile un proprio equilibrio tra vita privata e professionale. Nonostante non tutti i professionisti scelgano di selezionare questa modalità di lavoro, la consapevolezza di potere eventualmente contare sull’opportunità di lavorare da casa, ad esempio per gestire più facilmente il proprio lavoro con l’arrivo di un figlio, rappresenta un vantaggio oggi molto ambito nel mondo del lavoro. È per questo che oggi, dal punto di vista dell´employer branding, ossia la capacità di un’impresa di presentarsi come datore di lavoro valido e preferibile, un’azienda che propone la flessibilità dello smart working si pone come più competitiva sul mercato rispetto alle concorrenti che non prevedono questa modalità di lavoro. Un’azienda che oggi propone lo smart working si presenta infatti come un datore di lavoro che pone attenzione alle necessità personali dei suoi collaboratori, e all’importanza del mantenimento di un equilibrio sano tra vita privata e lavorativa.

Fonte immagine: https://unsplash.com/photos/qtpt4WGlz3Y