Time management : è così che gli esperti chiamano l’abilità di gestire e ottimizzare il tempo, soprattutto il tempo dedicato al lavoro.
E chi non sente il bisogno di un ripasso in questo senso, con i mesi estivi che stanno per concludersi e con essi le vacanze e il relax?
Non importa se quest’anno avete scelto il mare, la montagna, il lago o la piscina dietro casa per riposarvi e rinfrescarvi, quello che conta adesso è che è tornato il momento di sedersi alla scrivania e darsi da fare. Perché, è chiaro, siete voi ad andare in vacanza non il lavoro e quindi ritornare in ufficio vuol dire lavorare su più livelli: fate quello che dovreste fare e fate quello che avreste dovuto fare mentre bevevate un mojito sotto l’ombrellone.
Ovviamente le vacanze erano meritate, ma questo non toglie che a fine agosto l’ufficio si trasformi in un delirante regno del caos dove dovete gestire un telefono che squilla senza sosta e non fate in tempo a sedervi al vostro posto dopo una riunione che il capo già ne indice un’altra. Per fortuna questa è una condizione comune a molti, per non dire a tutti.
Ecco dunque tre metodi elaborati da esperti in time management per ottenere la vostra work-life bilance e per raggiungere la pace interiore. Quella lavorativa, s’intende.
1. Il metodo Eisenhower
Questo metodo si ispira alla filosofia del grande Presidente degli Stati Uniti, il quale, di problemi a gestire il suo tempo, doveva averne non pochi. Il trucco sta nel classificare gli impegni in base alla loro urgenza e alla loro importanza, di modo da avere un quadro chiaro di quello che dovete assolutamente finire prima della prossima pausa caffé e di quello che, invece, può aspettare la prossima settimana. Eisenhower disse infatti:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
2. Il metodo POSEC
Ovvero Prioritize, Organizing, Streamling, Economizing e Contributing. In parole povere: ognuno ha le proprie competenze e le proprie responsabilità ed è meglio agisca in base ad esse. Questo metodo aiuta le persone a riconoscersi in degli obiettivi e a perseguirli in quanto possibili. Evitare, dunque, di inseguire successi al di fuori della portata e della competenza di ognuno e individuare il punto di arrivo di un lavoro ben fatto, che può variare molto anche tra colleghi di uno stesso ufficio.
3. La tecnica del pomodoro
L’italiano Francesco Cirillo la ideò alla fine degli anni Ottanta. Si ispirò, per il nome, a un timer a forma di pomodoro che usava per scandire il tempo. È proprio a scandire il tempo che serve questa tecnica: per ogni sessione di intenso lavoro della durata di 25 minuti viene stabilita una pausa di 5 minuti. Finiti 4 di questi cicli il lavoratore potrà concedersi una pausa più lunga e di sicuro meritata, perché grazie ad una tale organizzazione dell’attività e del riposo la mente ha potuto concentrarsi al massimo durante i minuti dedicati al lavoro.
Se l’idea vi sembra interessante e volete testarla cercate su internet: esiste un sito dedicato ai lavoratori che vogliono ottimizzare la propria concentrazione attraverso questa semplice tecnica.
Questi, dunque, sono i consigli degli esperti per gestire e ottimizzare il vostro tempo. La loro utilità, però, dipende anche da alcuni semplici accorgimenti su cui occorre riflettere, soprattutto in vista del sovraffollamento di idee tipico del periodo post-vacanziero. Innanzitutto è bene ricordarsi che voler strafare è deleterio, perché si tende, alla fine, a fare male o a metà molte cose. Riconosciuto il fatto che siete esseri umani, organizzate il vostro tempo lavorativo in modo brillante e non fantascientifico.
Delegare è un grande aiuto in questo senso. È anche fondamentale riconoscere, tra gli impegni da organizzare, quelli più importanti: chiudere delle pratiche in scadenza tra sei mesi e lasciare aperte quelle più urgenti raramente soddisfa chi lavora. Allo stesso modo i problemi di più facile soluzione è bene lasciarli per i momenti meno stressanti. Questo perché, per quanto amiate il vostro lavoro, è indubbio che alcuni compiti che vi spettano siano più onerosi di altri. Rimandare questi compiti di solito è una via sicura verso il cattivo umore e la scarsa concentrazione nel dedicarsi alle altre attività. Al contrario organizzare il vostro tempo in modo da liberarvene subito vi porterà a lavorare in modo più sereno.
